Come fare: programmare premi per compleanni, anniversari di lavoro ed eventi personalizzati

Prima di iniziare, avrai bisogno di…

• Un programma di riconoscimento programmato già aggiunto alla tua piattaforma. Contatta il tuo Client Success Manager o il Team di Supporto Clienti se desideri che questo venga configurato per te
  
  
• Il permesso di Reward Manager denominato RR Budget Holder. Contatta il tuo Client Success Manager o il Team di Supporto Clienti se hai bisogno che questo venga assegnato al tuo account
  
  
  • Se prevedi di dover creare nuovi segmenti di destinatari per il riconoscimento programmato e non hai ancora il permesso Segments Admin, richiedi anche questo
    
    
• Un'immagine e un messaggio per ogni premio che desideri configurare. 
  • Le immagini devono essere in formato JPG o PNG, di dimensioni 3300 x 2100 pixel (orientamento orizzontale) e non più grandi di 6MB.
• La data di inizio di ogni dipendente fornita tramite il tuo file di adesione (se stai programmando il riconoscimento per gli anniversari di lavoro)
  
  
• La data di nascita di ogni dipendente fornita tramite il tuo file di adesione (se stai programmando il riconoscimento per i compleanni)
  
  
• Un budget sufficiente a coprire il volume dei premi programmati che intendi inviare.
  
  
  • Questo è facoltativo - puoi configurare tutti i tuoi premi programmati in anticipo e lanciarli in un secondo momento. Contatta il tuo Client Success Manager o il Team di Supporto Clienti se desideri richiedere fondi o discutere un programma di fatturazione regolare

Passo 1: Trova il tuo programma di riconoscimento programmato su Reward Manager

Segui i passaggi seguenti per accedere al tuo portale amministrativo, Reward Manager, e trovare il tuo programma di riconoscimento programmato.

1. Accedi a Reward Manager tramite il link nel menu a tendina Account sulla tua piattaforma di coinvolgimento
   
   
   
   
2. Seleziona Reward and Recognition nel menu a sinistra
3. Seleziona l'opzione Administer
4. Arriverai a una pagina dove sarà elencato il tuo programma di riconoscimento programmato - cerca Bulk Schedule. Seleziona View Programme per iniziare a configurare i tuoi premi programmati
   
   
5. Se è la prima volta che configuri premi programmati, vedrai la schermata qui sotto. Seleziona Schedule a Recognition Moment per iniziare a creare il tuo primo premio!
   
   
   
   
6. Se hai già configurato premi programmati in precedenza, vedrai sia l'opzione per creare un nuovo premio, sia un elenco di tutti i tuoi premi esistenti. 

Puoi configurare quanti premi programmati desideri, con diversi elementi visivi, messaggi e valori, e per diversi gruppi di destinatari. Ecco alcuni esempi:

• Un premio annuale non monetario per celebrare gli anniversari di lavoro, un premio annuale non monetario per celebrare i compleanni e un premio natalizio annuale con un valore monetario
• Tre premi separati per celebrare le tappe di servizio a lungo termine (ad es. 3 anni, 5 anni e 10 anni), ciascuno con un importo monetario diverso
• Un premio per il Ringraziamento solo per i dipendenti negli Stati Uniti
• Un premio di benvenuto per il primo giorno in cui un dipendente si unisce all'azienda

Passo 2: Configurare i tuoi premi programmati

Come parte del tuo programma di riconoscimento programmato, puoi configurare premi per celebrare:

• Tappe di servizio a lungo termine
• Compleanni
• Benvenuto
• Eventi personalizzati che si verificano in futuro (ad es. festività pubbliche, Giornata di Apprezzamento dei Dipendenti, date significative per la tua azienda, ecc.)

Continua a leggere per conoscere le impostazioni comuni a tutti e tre i tipi di riconoscimento programmato.

Se desideri imparare come gestire il tuo programma di Riconoscimento Programmato una volta configurati i tuoi premi, leggi la Guida alla Gestione del Riconoscimento Programmato.

• Nome del riconoscimento: dai al tuo premio un nome che i dipendenti possano comprendere, poiché lo vedranno nella loro email di notifica del premio
• Evento di riconoscimento: scegli l'evento che desideri celebrare. Troverai ulteriori impostazioni specifiche per ciascun tipo nelle sezioni successive di questo articolo.
• Allega immagine: carica un'immagine con il marchio per collegare il riconoscimento alla tua organizzazione. 
  • Puoi lavorare con il tuo team di Implementazione o il Client Success Manager per organizzare la progettazione di un'immagine
  • Puoi anche caricare la tua immagine JPG o PNG, purché sia di 3300 x 2100 pixel e non superi i 6MB.
• Messaggio: scrivi un messaggio per il tuo gruppo di destinatari, per rendere il riconoscimento speciale!
• Valore del riconoscimento: inserisci l'importo monetario che ciascun destinatario riceverà. 
  • Se stai utilizzando il riconoscimento basato su punti in più paesi, potrai inserire un valore separato per ciascun paese. 
  • Lascia questo campo vuoto o inserisci 0 per impostare un premio non monetario.
• Destinatari: seleziona il gruppo di dipendenti che riceverà questo premio
  • Se selezioni Tutti i membri, tutti gli utenti idonei del tuo programma riceveranno questo premio programmato. Questo include gli utenti che hai aggiunto al programma dopo aver impostato il premio in Reward Manager, ed esclude gli utenti che hai contrassegnato come uscenti.
  • Se selezioni un segmento specifico che esiste già sulla tua piattaforma, solo gli utenti idonei all'interno di quel segmento riceveranno questo premio programmato. Una volta salvato questo premio, puoi anche creare un premio diverso per lo stesso traguardo o evento, per un segmento di dipendenti diverso
  • Se il gruppo di dipendenti che stai cercando non esiste ancora, puoi crearlo selezionando Crea segmento. Questa opzione seguirà le regole nella Guida ai segmenti di SmartHub e Segment Manager che puoi scaricare da questo portale.
    • Se il segmento di cui hai bisogno per la configurazione del riconoscimento programmato non esiste ancora, assicurati di Aggiornare i segmenti (mostrato nello screenshot sopra) dopo averlo creato. Questo aggiornerà l'elenco a discesa dei destinatari, in modo che il segmento appena creato sia disponibile per la selezione.

2.1) Se stai configurando un premio di compleanno…

I premi di compleanno sono impostati per essere inviati a tutti i destinatari idonei nel giorno del loro compleanno ogni anno. Ecco perché vedrai un campo Frequenza dove Annuale è l'unica opzione.

Poiché tutti i premi vengono inviati privatamente e possono essere condivisi sul Social Wall, tutti i destinatari idonei li riceveranno, inclusi coloro che hanno scelto di non condividere il loro compleanno con i colleghi sul sito web.

Assicurati di fornire le date di nascita di tutti i dipendenti che riceveranno questo premio, attraverso il tuo file di idoneità. I dipendenti nel segmento dei destinatari non riceveranno il premio se non c'è una data di nascita nel loro account.

Se cambi la data di nascita di un dipendente dopo aver impostato il premio, il sistema considererà la data più recente che hai fornito.

2.2) Se stai impostando un premio per l'anniversario di lavoro…

Puoi scegliere due diverse frequenze per celebrare gli anniversari di lavoro:

• Annuale significa che il premio verrà inviato ai destinatari idonei ogni anno, nell'anniversario della loro data di inizio
  
  
  • Assicurati di fornire le date di inizio di tutti i dipendenti che riceveranno questo premio, attraverso il tuo file di idoneità. I dipendenti nel segmento dei destinatari non riceveranno il premio se non c'è una data di inizio nel loro account.
    
    
  • Se cambi la data di inizio di un dipendente dopo aver impostato il premio, il sistema considererà la data più recente che hai fornito
    
    
• Personalizzato significa che puoi scegliere quale anniversario di lavoro celebrare. Ad esempio, se stai impostando un premio per 5 anni di servizio, inserisci 5 in questo campo. Il sistema calcolerà la durata del servizio di ciascun dipendente in base alla data di inizio che hai fornito.
  
  
  • I traguardi personalizzati hanno la priorità sui premi per l'anniversario annuale. Ad esempio, se hai impostato un premio per 5 anni di servizio e un premio per l'anniversario annuale e un dipendente è nel segmento dei destinatari per entrambi, riceverà solo il premio personalizzato al suo 5° anniversario.

2.3) Se stai impostando un premio per un evento personalizzato…

Inizia scegliendo la prima data in cui desideri che il premio venga inviato.

Puoi quindi scegliere la frequenza per il premio:

• Annuale significa che il premio verrà inviato ai destinatari idonei ogni anno, nella data che hai selezionato (ad esempio, puoi avere un premio programmato per essere inviato ogni 25 dicembre, per celebrare il Natale)
  
  
• Una tantum significa che il premio verrà inviato ai destinatari idonei solo una volta, la prossima volta che si verifica la data che hai selezionato (ad esempio, puoi impostare un premio per la prossima occorrenza del Giorno dell'Apprezzamento dei Dipendenti)

2.5) Se stai configurando un premio per un riconoscimento di benvenuto…

Per il riconoscimento di benvenuto ci sono due opzioni:

• Invia il giorno di inizio del dipendente significa che il premio verrà inviato ai destinatari idonei alla loro Data di Inizio
  
• Giorni dopo il giorno di inizio del dipendente significa che il premio verrà inviato ai destinatari idonei in base al numero di giorni indicati nella casella (ad esempio, 30 significherebbe che il premio verrà inviato il 30° giorno di lavoro in base alla Data di Inizio)

Assicurati di fornire le Date di Inizio per tutti i dipendenti che riceveranno questo premio, attraverso il tuo file di idoneità. I dipendenti nel segmento destinatario non riceveranno il premio se non c'è una Data di Inizio nel loro account.

Passo 3: Gestisci il tuo programma di Riconoscimento Programmato

Una volta salvato il tuo primo premio programmato, puoi verificare che vengano inviati correttamente, modificare la loro configurazione e aggiungere altri che potresti voler lanciare in futuro. Questa guida (Come fare: gestire e monitorare il riconoscimento programmato in Reward Manager) ti guida attraverso i passaggi per gestire il tuo programma.

Passo 4: L'esperienza del dipendente

Il sistema effettua controlli giornalieri per i premi programmati, in modo che qualsiasi premio che deve essere inviato ogni giorno possa iniziare a essere inviato ai destinatari tra le 7:00 e le 9:00 nel loro fuso orario (il fuso orario è registrato nel loro account sulla piattaforma). Gli utenti che non si sono ancora registrati alla piattaforma riceveranno i premi all'ora corretta nel fuso orario del programma (ad esempio, l'ora del Regno Unito per un programma del Regno Unito).

Nota bene: a seconda di quanti premi sono programmati per essere inviati nella stessa data, potrebbe volerci qualche ora affinché tutti nel gruppo destinatario li ricevano.

Tutti i premi programmati, indipendentemente dal traguardo e dal valore monetario, vengono inviati privatamente e non condivisi sul Social Wall. Poiché i premi vengono inviati privatamente, i Manager di Linea non riceveranno avvisi quando i loro diretti riporti ricevono un riconoscimento programmato.

I dipendenti che ricevono un premio programmato saranno notificati via email (se il loro indirizzo email è collegato al loro account) e avviso sul sito. Questo garantisce che i dipendenti idonei ma non ancora registrati alla piattaforma non perdano il loro riconoscimento: quando si registrano per la prima volta, troveranno immediatamente il premio sul sito web e potranno accedervi tramite un avviso sul sito. 

Questo è un esempio dell'email che i dipendenti riceveranno, con il nome del programma (in questo esempio, "Il Mio Riconoscimento") visualizzato come mittente per impostazione predefinita:

Premio monetario:

Premio non monetario:

I premi monetari saranno aggiunti ai saldi dei destinatari non appena vengono inviati. Ciò significa che i dipendenti potranno iniziare a spenderli non appena effettuano l'accesso o si registrano dopo averli ricevuti.

Tutti i premi appariranno nella sezione "I miei premi" dei destinatari sulla piattaforma, in modo che possano rivedere il loro riconoscimento in qualsiasi momento. Lo screenshot qui sotto è un esempio della pagina che mostrerà tutti i dettagli del premio.