Come fare: gestire e monitorare il riconoscimento programmato in Reward Manager

Una volta che hai impostato uno o più premi programmati in Reward Manager (Come fare: programmare premi per compleanni, anniversari di lavoro ed eventi personalizzati), puoi tornare in qualsiasi momento per modificare le loro impostazioni, disattivarli quando non ne hai più bisogno e tenere traccia dei premi che sono stati inviati. Continua a leggere per scoprire come. 

Passo 1: Trova il tuo programma di riconoscimento programmato su Reward Manager

Guarda il flusso dello schermo o segui i passaggi seguenti per accedere al tuo portale amministrativo, Reward Manager, e trovare il tuo programma di riconoscimento programmato.

1. Accedi a Reward Manager tramite il link nel menu a tendina Account sulla tua piattaforma di coinvolgimento
   
   
   
   
2. Seleziona Premi e Riconoscimenti nel menu a sinistra
3. Seleziona l'opzione Amministra. 
4. Raggiungerai una pagina dove sarà elencato il tuo programma di riconoscimento programmato. Seleziona Visualizza Programma per accedere ai tuoi premi programmati
5. Se hai impostato premi programmati in precedenza, vedrai sia l'opzione per creare un nuovo premio, sia un elenco di tutti i tuoi premi esistenti.

Passo 2: Gestire i tuoi premi programmati

Una volta che hai almeno un premio programmato, sarai in grado di:

• Attivare o disattivare un premio programmato
• I premi disattivati non saranno inviati ai dipendenti. Questo può aiutarti a:
  • Impostare i tuoi premi in anticipo e lanciarli solo quando sei pronto
  • Mettere in pausa un programma di riconoscimento programmato se hai bisogno di sospendere i premi per un certo periodo di tempo
• I premi attivati saranno inviati ai dipendenti nelle date rilevanti, in base al fatto che tu stia riconoscendo compleanni, anniversari di lavoro o eventi personalizzati.
  
• Modificare un premio programmato
• Questa opzione ti consente di modificare qualsiasi parte della configurazione del premio o di eliminare il premio programmato.
• Se modifichi un premio programmato che hai già configurato, le modifiche influenzeranno tutti i premi che devono essere inviati in date future. I premi che sono già stati inviati rimarranno invariati.
• Se elimini un premio programmato, la modifica sarà effettiva immediatamente. Nessuno riceverà questo premio in futuro (a meno che tu non lo configuri di nuovo in un secondo momento). I premi che sono già stati inviati rimarranno invariati.
  
• Accedi a un elenco di premi programmati che sono già stati inviati o messi in coda, tramite il link Visualizza cronologia. Puoi saperne di più nella sezione successiva.

Passo 3: Monitorare la cronologia dei premi inviati

Il sistema effettua controlli giornalieri per i premi programmati, in modo che qualsiasi premio che deve essere inviato ogni giorno possa essere consegnato ai destinatari tra le 7:00 e le 9:00 nel loro fuso orario (il fuso orario è registrato nel loro account sulla piattaforma). Gli utenti che non si sono ancora registrati alla piattaforma riceveranno i premi all'ora corretta nel fuso orario del programma (ad esempio, l'ora del Regno Unito per un programma del Regno Unito).

Quando il sistema rileva che è il momento di inviare uno o più premi (cioè è la data corretta per uno o più destinatari ed è l'ora giusta nei loro fusi orari), questi premi sono collegati agli account dei destinatari e registrati nella sezione Cronologia del programma di riconoscimento programmato. 

I premi nella sezione Cronologia sono raggruppati in lotti. I lotti includono tutti i premi dello stesso tipo inviati contemporaneamente. 

Potresti notare che più lotti possono essere creati per lo stesso tipo di premio nello stesso giorno; questo per assicurarsi che tutti i destinatari previsti ricevano il premio tra le 7:00 e le 9:00 nel loro fuso orario.

I lotti di premi possono avere uno dei due stati:

• Spedito - i premi nel lotto sono stati consegnati ai destinatari
• Non Fatturato - i premi nel lotto sono stati messi in coda, poiché il budget del programma non aveva fondi sufficienti per inviarli al momento rilevante
• Se desideri reinviare un lotto Non Fatturato, potrai farlo manualmente, dalla pagina Cronologia Premi, una volta aggiunti fondi sufficienti al budget del programma. Assicurati di aggiungere fondi sufficienti per coprire anche i premi programmati futuri.
• Ciò significa che il sistema non reinvierà automaticamente i premi che sono stati messi in coda a causa della mancanza di fondi sufficienti, una volta ricaricato il budget.

Puoi aprire ogni lotto per vedere i singoli premi inclusi in esso.

I premi all'interno di un lotto possono avere uno dei due stati:

• Confermato - i premi nel lotto sono stati consegnati ai destinatari
• In Attesa - i premi nel lotto sono stati messi in coda, poiché il budget del programma non aveva fondi sufficienti per inviarli al momento rilevante

Se ti accorgi che un premio nel lotto è stato inviato per errore (ad esempio, perché la data di nascita sull'account del dipendente è errata o perché il dipendente non avrebbe dovuto essere incluso nel segmento dei destinatari), puoi annullarlo. Il premio e il suo valore monetario non saranno più disponibili per il dipendente di conseguenza.

Per ridurre il rischio che i premi vengano inviati a destinatari errati o nel momento sbagliato, assicurati che la configurazione del premio e i dati dei dipendenti che fornisci attraverso i tuoi file di idoneità dei membri siano accurati. Se non sei sicuro di come correggere informazioni inaccurate negli account dei dipendenti, contatta il tuo Client Success Manager o il Team di Supporto Clienti.

Passo 4: Monitoraggio dei premi inviati tramite i report di SmartInsights

I premi inviati tramite il programma di Riconoscimento Programmato saranno registrati nei report descritti in questo articolo (Monitoraggio dei premi emessi con i report di SmartInsights).

Dove un report consente il filtraggio per programma di riconoscimento, il programma di Riconoscimento Programmato sarà disponibile come opzione.