Décidez quels critères d'inscription conviendront le mieux à votre organisation
Membres préchargés (recommandé)
L'option de préchargement vous permet de télécharger à l'avance des informations clés sur vos employés éligibles dans notre système, afin que tous les employés éligibles puissent recevoir un e-mail les invitant à activer leur compte sur le site.
Nous recommandons d'utiliser cette méthode pour les raisons suivantes :
Les employés n'ont pas besoin de visiter proactivement l'URL du site et de s'inscrire manuellement. L'e-mail de bienvenue les invite à activer leur compte directement depuis leur boîte de réception.
L'e-mail de bienvenue vous donne l'opportunité d'inviter proactivement les employés à s'inscrire sur la plateforme. D'après notre expérience, cela conduit à des inscriptions plus rapides et plus nombreuses.
Le préchargement est l'une des méthodes les plus sécurisées pour maintenir l'accès des employés. L'option d'auto-inscription est désactivée, seuls les employés figurant sur votre liste d'éligibilité auront la possibilité d'accéder au site via leur e-mail de bienvenue.
Si votre méthode d'éligibilité est les Membres préchargés, tous les destinataires éligibles des eCards, Nominations et Récompenses instantanées seront recherchables par nom. Si vous utilisez une autre méthode d'éligibilité, seuls les utilisateurs inscrits sur le site seront recherchables ; pour reconnaître les employés qui ne se sont pas encore inscrits, les expéditeurs devront entrer leur adresse e-mail et leur identifiant d'employé (ou tout autre identifiant que vous choisissez d'utiliser).
Les données minimales dont nous avons besoin pour que le préchargement fonctionne avec le champ de données requis et l'explication nécessaire sont listées ci-dessous :
- Numéro de paie / Numéro d'employé / Numéro NI (Identifiant unique) : Obligatoire - Il s'agit de l'identifiant unique pour les comptes des employés.
- Adresse e-mail : Obligatoire - deuxième identifiant unique pour un employé et comment nous pouvons envoyer l'e-mail de bienvenue.
- Prénom et nom : Optionnel - recommandé pour que les noms des employés puissent être inclus dans leurs e-mails de bienvenue, et pour que les employés puissent être trouvés lors de l'envoi de reconnaissances.
- Date de naissance : Optionnel - recommandé comme autre identifiant pour une sécurité accrue. Obligatoire - si vous souhaitez une eCard d'anniversaire automatisée ou la tuile d'anniversaire sur votre plateforme. Également, si les produits de Trading de vacances et/ou de Cycle au travail seront configurés avec l'option de pré-approbation.
Veuillez noter : Vous pouvez ajouter des champs supplémentaires pour les rapports tels que Division et Localisation par exemple. Nous aurons besoin du salaire annuel pour tout avantage de sacrifice salarial en pré-approbation.
Liste de paie avec date de naissance
L'option de liste de paie vous permet de télécharger à l'avance deux identifiants uniques pour vos employés, afin de garantir que seules les personnes éligibles puissent s'inscrire sur le site.
Pour s'inscrire, les employés devront visiter l'URL du site et entrer leurs informations personnelles, y compris prénom, nom, adresse e-mail et leurs deux identifiants uniques. Si ces identifiants correspondent à vos dossiers, ils pourront compléter le processus et recevoir un e-mail pour activer leurs comptes.
Vous pouvez envisager l'option Liste de paie si vous ne pouvez pas fournir les adresses e-mail à l'avance pour tous les employés éligibles (c'est-à-dire que vous ne pouvez pas utiliser le préchargement). Comme les employés devront entrer une adresse e-mail de leur choix lors de leur première inscription (c'est-à-dire que l'employeur n'aura pas à ajouter des e-mails aux fichiers d'éligibilité), ils pourront utiliser une adresse e-mail personnelle ou professionnelle, selon leur préférence.
Veuillez noter : avec la Liste de paie, seuls les utilisateurs qui se sont inscrits sur le site seront recherchables en tant que destinataires de reconnaissance. Pour reconnaître les employés qui ne se sont pas encore inscrits, les expéditeurs devront entrer leur adresse e-mail et leur identifiant d'employé.
Si vous souhaitez configurer le SSO, nous recommandons fortement d'utiliser l'identifiant unique (Numéro de paie/Numéro d'employé/Numéro NI) comme identifiant unique pour le SSO. L'adresse e-mail ne sera pas autorisée car elle ne sera pas incluse dans le fichier.
Les données minimales dont nous avons besoin pour que la Liste de paie avec date de naissance fonctionne sont listées avec le champ de données requis et l'explication nécessaire ci-dessous :
- Numéro de paie / Numéro d'employé / Numéro NI (Identifiant unique) : Obligatoire - Il s'agit de l'identifiant unique pour les comptes des employés.
- Date de naissance : Obligatoire - deuxième identifiant unique pour l'employé et comment nous créons leurs comptes
Liste de paie avec code postal
Les informations suivantes sont téléchargées dans notre système, ce qui crée des licences pour les employés éligibles. Les employés doivent ensuite se rendre à l'URL du programme et s'inscrire eux-mêmes.
Les données minimales dont nous avons besoin pour que la Liste de paie avec code postal fonctionne sont listées avec le champ de données requis et l'explication nécessaire ci-dessous :
- Numéro de paie / Numéro d'employé / Numéro NI (Identifiant unique) : Obligatoire - Il s'agit de l'identifiant unique pour les comptes des employés.
- Code postal : Obligatoire - deuxième identifiant unique pour les employés et comment nous créons leurs comptes
Liste de paie avec date de début
Les informations suivantes sont téléchargées dans notre système, ce qui crée des licences pour les employés éligibles. Les employés doivent ensuite se rendre à l'URL du programme et s'inscrire eux-mêmes.
Les données minimales dont nous avons besoin pour que la Liste de paie avec date de début fonctionne sont listées avec le champ de données requis et l'explication nécessaire ci-dessous :
- Numéro de paie / Numéro d'employé / Numéro NI (Identifiant unique) : Obligatoire - Il s'agit de l'identifiant unique pour les comptes des employés.
- Date de début : Obligatoire - deuxième identifiant unique pour les employés et comment nous créons leurs comptes
Liste de paie avec nom de famille
Les informations suivantes sont téléchargées dans notre système, ce qui crée des licences pour les employés éligibles. Les employés doivent ensuite se rendre à l'URL du programme et s'inscrire eux-mêmes.
Les données minimales dont nous avons besoin pour que la Liste de paie avec nom de famille fonctionne sont listées avec le champ de données requis et l'explication nécessaire ci-dessous :
- Numéro de paie / Numéro d'employé / Numéro NI (Identifiant unique) : Obligatoire - Il s'agit de l'identifiant unique pour les comptes des employés.
- Nom de famille : Obligatoire - deuxième identifiant unique pour les employés et comment nous créons leurs comptes