Comment télécharger une liste d'éligibilité

Cet article explique comment télécharger une liste d'éligibilité dans Reward Manager.

Accéder à l'outil de téléchargement des membres

Une fois connecté à Reward Manager, sous l'onglet « Membre », allez à la section Mettre à jour la liste des membres. Si cela n'est pas visible ou accessible, les clients doivent contacter leur Responsable du succès client, qui peut attribuer la permission correcte.

Configurer un modèle

La première fois qu'un client accède à l'outil de téléchargement des membres, il lui sera demandé de créer un modèle. 

Sélectionnez Créer votre premier modèle.

Étape 1 : Configurer

Donnez un nom au modèle. Celui-ci sera utilisé lors du traitement du fichier, alors assurez-vous que le nom soit mémorable. Ensuite, sélectionnez un flux de travail approprié. 

Pour savoir quel flux de travail est nécessaire, lisez le guide : Gérer l'éligibilité des membres

Étape 2 : Fournir les données

Un fichier d'exemple est nécessaire afin que nous puissions confirmer la structure et les colonnes que le client a l'intention de nous fournir. 

Ce fichier d'exemple doit contenir tous les champs de la section Champs obligatoires. Il peut également contenir les champs listés dans la section Champs optionnels. Ceux-ci dépendront de la configuration du programme du client et peuvent être discutés avec un Spécialiste de l'implémentation ou un Responsable du succès client.

Une fois prêt avec un fichier d'exemple, cliquez sur Sélectionner un fichier depuis votre ordinateur pour le choisir dans la liste des fichiers avant de cliquer sur le bouton vert Continuer.

Étape 3 : Faire correspondre les colonnes

Après avoir téléchargé un fichier d'exemple, les colonnes de celui-ci doivent ensuite être associées aux champs de Reward Gateway. Une fois tous les champs sélectionnés, cliquez sur Continuer.

Étape 4 : Réviser et compléter

Le modèle devrait maintenant être configuré pour traiter les fichiers de membres. Retournez au tableau de bord de téléchargement des membres pour commencer à traiter les fichiers.

Télécharger un fichier en utilisant un modèle

Dans la section Mettre à jour la liste des membres, le modèle créé dans les étapes ci-dessus devrait être visible.

Étape 1 : Sélectionner un fichier 

Sous le nom du modèle, le statut se mettra à jour en fonction de ce qui doit se passer ensuite. Cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier depuis votre ordinateur pour rechercher un fichier (les fichiers peuvent être au format CSV, XLS ou XLSX). 

Une fois sélectionné, cliquez sur Télécharger et le fichier commencera à être traité. Si c'est un fichier volumineux (avec plus de cinq mille lignes) en cours de traitement, cela peut prendre un certain temps – nous enverrons une notification par e-mail lorsqu'il sera prêt à être examiné.

Étape 2 : Examiner les modifications (Impact)

Après le téléchargement du fichier, nous calculerons l'impact qu'il aura sur l'adhésion au programme. Cela est montré en termes de changement du nombre de membres inscrits et disponibles. 

Si les chiffres correspondent aux attentes, cliquez sur Terminer la mise à jour pour continuer. Ou si l'opération doit être annulée, cliquez sur Annuler la mise à jour.

Étape 3 : Téléchargement terminé et confirmé

Le téléchargement est maintenant terminé et tous les membres ont été ajoutés/supprimés de la liste d'éligibilité selon le flux de travail utilisé. Les résultats du téléchargement peuvent être examinés à cette étape.

Comment voir l'historique de tous les téléchargements d'adhésion pour un programme

Depuis la section Mettre à jour la liste des membres, sélectionnez le modèle souhaité. 

Cliquez sur le lien Voir l'historique des téléchargements pour ce modèle pour accéder à la page Historique des mises à jour des membres. Cela montrera tous les téléchargements effectués pour ce modèle particulier et des informations supplémentaires sur son impact sur le programme. 

Que se passe-t-il si le fichier téléchargé contient des erreurs ?

Le fichier doit contenir les colonnes qui ont été mappées lors de la configuration du modèle. Les données incluses dans les colonnes doivent également être valides – c'est-à-dire qu'une colonne mappée à un champ d'adresse e-mail DOIT uniquement contenir des adresses e-mail valides.

Lorsqu'un fichier est téléchargé, il est vérifié et validé pour voir s'il y a des erreurs dans le téléchargement. S'il y a des erreurs, elles apparaîtront immédiatement à l'écran. Une liste des erreurs peut également être téléchargée sous forme de fichier qui montre quelles lignes du fichier ne sont pas valides.

Les mises à jour des comptes des employés peuvent-elles être traitées via l'outil d'éligibilité des membres ?

Oui, les mises à jour des comptes peuvent être traitées via l'outil d'éligibilité des membres. Cependant, si ces modifications représentent plus de 10 % de l'ensemble de la liste d'éligibilité, Reward Gateway mettra en pause ce téléchargement pour des raisons de sécurité et de protection des données. 

Avec les employés quittant et rejoignant nos clients à divers rythmes, nous nous attendons à ce qu'il y ait des mises à jour fréquentes des listes d'éligibilité des membres, mais un changement de plus de 10 % devra être approuvé pour s'assurer qu'il est correct. Il existe deux scénarios dans lesquels le téléchargement d'éligibilité d'un client peut être mis en pause ou bloqué.

1. Changer plus de 10 % des membres inscrits sur la liste d'éligibilité

Dans ce cas, nous n'autoriserions pas le client à procéder au téléchargement prévu tant qu'il n'a pas été examiné et confirmé par l'un de nos spécialistes du support client. Le client peut télécharger une liste des modifications détectées par l'outil d'éligibilité des membres en utilisant le bouton affiché à l'écran.

2. Changement entre 1% et 10% des employés enregistrés sur la liste d'éligibilité

Nous nous engageons également à garantir que même les petits changements n'affecteront pas l'intégrité des données du client. Dans ce cas, le client doit télécharger la liste des modifications et confirmer qu'il a examiné et accepté ces modifications proposées avant de procéder au téléchargement.